Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Website xyva.ai, der browserbasierten xyva Web-App, dem Beta-Portal, vertragsbezogener Kommunikation, Abrechnung, Support und Integrationen. Das Angebot ist auf B2B-Nutzung ausgerichtet.

1. Verantwortlicher

xyva.ai GbR, Kurze Str. 8, 06688 Weißenfels

E-Mail: info@xyva.ai

2. Grundsätze der Produktarchitektur

Die xyva Web-App verarbeitet Account-, Team-, Billing-, Konfigurations- und Nutzungsdaten, soweit dies für Betrieb, Sicherheit, Authentifizierung, Abrechnung und Support erforderlich ist. Projekt-, Test- und Inhaltsdaten des Kunden werden nur verarbeitet, wenn der Kunde sie in die Web-App eingibt, importiert, über Integrationen verbindet oder im Supportfall freiwillig bereitstellt.

3. Verarbeitungen auf Website und Web-App

• - Bereitstellung der Website, Web-App und IT-Sicherheit.
• - Authentifizierung, Session-Verwaltung, Team- und Rollenverwaltung.
• - Bearbeitung von Kontakt-, Angebots-, Support- und Beta-Anfragen.
• - Vertragsdurchführung, Abrechnung, Planstatus und kaufmännische Kommunikation.
• - Missbrauchsprävention, Fehleranalyse und Stabilitätsverbesserung.

4. Accounts, Billing und Pflichtdaten

Zur Bereitstellung der Web-App können Accountdaten, Teamzuordnungen, Rollen, Planstatus, Zahlungsstatus, technische Sitzungsdaten, Zeitstempel und sicherheitsrelevante Ereignisse verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

5. Zahlungsdienstleister

Für Abonnements, Testphasen, Planwechsel, Rechnungs- und Zahlungsabläufe können Zahlungsdienstleister wie Stripe eingebunden werden. Dabei gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen des jeweiligen Dienstleisters. xyva speichert keine vollständigen Kreditkartendaten.

6. Integrationen, BYOK und Künstliche Intelligenz (AI/KI)

KI-gestützte Analyse ist im freigegebenen RC4-Umfang nicht aktiv. Eine mögliche spätere Vorschau wäre optional und würde erst nach einer ausdrücklichen Freigabe sowie einer bewussten Konfiguration durch den Kunden Daten an einen KI-Anbieter senden.

BYOK (Bring Your Own Key): Wenn Kunden eigene API-Keys oder Accounts verbinden, richtet sich die Verarbeitung durch den gewählten Drittanbieter nach dessen Vertrag, Datenschutzinformationen und den dort gewählten Einstellungen. Der Kunde ist für Auswahl, Berechtigung und datenschutzkonforme Nutzung verantwortlich.

Datenübertragung bei einer künftigen optionalen Vorschau: Abhängig von der dann gewählten Konfiguration könnten Prompts oder bewusst ausgewählte Inhalte zur Bearbeitung einer Anfrage an den konfigurierten KI-Anbieter übertragen werden. Ob und wie der Anbieter Eingaben speichert oder für Modellverbesserungen verwendet, bestimmt sich nach dem jeweiligen Vertrag und den dort aktivierten Datenschutzoptionen. xyva gibt hierfür keine pauschale Garantie ab.

Nutzerverantwortung: Im Fall einer künftig optional freigegebenen Nutzung sind vor einer Übermittlung an KI-Schnittstellen Passwörter, API-Keys und nicht erforderliche personenbezogene Daten zu entfernen oder zu anonymisieren.

Transparenz: Soweit für eine konkrete Funktion gesetzliche Transparenzpflichten gelten, insbesondere nach Artikel 50 der Verordnung (EU) 2024/1689, kennzeichnet xyva die betreffende KI-Interaktion oder den erzeugten Inhalt entsprechend.

7. Telemetrie, Diagnose und Fehlerberichte

Die Website lädt eine selbst gehostete Umami-Nutzungsanalyse ausschließlich nach Ihrer Einwilligung. Ohne Einwilligung oder nach einer Ablehnung wird das Analyse-Script nicht geladen. Die Entscheidung wird unter dem Schlüsselxyva-cookie-consent im lokalen Speicher des Browsers hinterlegt. Über „Analyse-Einstellungen“ kann die Auswahl jederzeit geändert werden. Umami wird unter analytics.xyva.ai auf eigener Infrastruktur betrieben; es werden keine Projektinhalte oder Zugangsdaten an die Nutzungsanalyse übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig und die Website bleibt bei Ablehnung vollständig nutzbar.

8. Support und freiwillig übermittelte Daten

Wenn Kunden zur Fehleranalyse Daten freiwillig übermitteln, verarbeitet xyva diese ausschließlich zur Bearbeitung der konkreten Anfrage. Soweit hierbei personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage einer gesonderten AVV.

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Account-, Billing- und Vertragsdaten werden entsprechend der gesetzlichen Fristen verarbeitet.

10. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.